OA辦公系統能規范管理，提高工作效率：通過工作流系統，員工不用拿著各種文件、申請、單據（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批） 在各部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些工作都可在網絡上進行。一些處理彈性大而不易規范的工作流程也可變得井然有序。 同時由于系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。

節省運營成本：OA平臺最主要的特點之一是實現無紙化辦公，無紙化辦公節約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規范可為員工節省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

消除信息孤島、資源孤島：OA協同辦公平臺的協同性可以徹底消除由于企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個信息孤島資源孤島。

提高企業競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部凝聚力將大大增強。

二、OA功能介紹

1、流程審批

流程發起：選擇相應工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應欄目或正文內容，即可提交給下一個審批（辦理）環節，也可保存至草稿。

審批辦理：系統首頁或在我的待辦文件夾中顯示所有需要當前用戶辦理（或被授權辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據權限修改工作表單中的內容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調用常用審批用語、電子簽名、調用手寫簽名、蓋章等。

可以退回上一環節，或直接退回到發起人。

可以直接將待審批工作置為辦結，且將辦結信息通知所有經辦人。

如果當前環節不是最后環節，提交即自動流轉至下一環節。

如果當前環節是最后環節，而實際情況還需要繼續流轉，可在工作流程中添加后續環節，并繼續提交。

監控催辦：所有當前用戶已辦理的工作自動存檔在我的已辦文件夾中，可直觀地看到每一項工作現在所處的處理環節，可對當前的工作辦理人發送催辦信息。

流程調度：如果由于流程設置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調度給其他人辦理。

辦結查詢：用戶可根據權限范圍查詢已經辦結的工作表單及審批內容。

統計分析：系統可自動對同類表單按時間段進行統計，被統計的內容限于數字信息（如費用申請、報銷單等），既可統計已經辦結的，也可統計辦理中的。

2、行政綜合

公告管理:在系統內發布各種通知、通告、決定、動態等，公告審核最多支持三級審核。 公告可以限制部分人可以查看，同時支持圖片標題。 點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。

新聞管理:實現新聞的發布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，但是新聞的發布無需審核。

調查投票:通過設定主題，可以對企業關心或關注的話題進行網上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應用于民意調查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

員工評選:評選典型（如優秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數，自動按結果排序。

重要提醒:針對某些重要事件，可以設置系統自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。

外出登記:登記當前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。

3、電子郵件

電子郵件系統作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務器軟件結合使用，也可內部獨立使用，實現內部郵件與外部郵件的無縫結合，提供了離線郵件處理、群發、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。

OA允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發POP3郵件，或監控某些帳號的外發郵件內容。

4、文檔中心

文件分類：可以根據企業的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。

文件上傳：可以單個文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業原始海量文件的上傳。

文件查閱：用戶可以根據權限閱讀或下載相關文件。

5、部門計劃

周計劃：針對每一天安排部門周工作計劃，起草計劃時上周未完成計劃內容自動重新寫入。計劃起草后由部門經理審核再提交管理部門匯總發布。部門計劃執行負責人可根據計劃完成情況將每項計劃置為完成、取消、未完成狀態，由計劃管理部門在計劃周完結后將所有計劃置辦結狀態后歸檔。

月計劃：起草部門月工作目標及相應目標的計劃完成方案，由部門經理審核再提交管理部門匯總發布。部門計劃執行負責人可根據計劃完成情況反饋每項計劃的完成情況說明或未完成原因分析，由計劃管理部門在計劃月完結后將所有計劃置辦結狀態后歸檔。

6、任務安排

任務安排實現對日常工作任務的安排、下達，任務負責人員的指定，實現工作由上到下，由總到分的統一安排管理。

跟蹤檢查：主管領導可以對于已經安排的工作任務進行跟蹤檢查，實現管理者對于任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

7、工作報告

用戶可以擬制工作日報、工作周報、工作月報及其他類型的工作報告總結，并提交給有關領導審閱，部門負責人及部門主管領導可以查看該部門所有人的報告內容。

8、手機短信

短信發送、接收及管理，支持群發，同時可與OA內部管理功能結合，自動發送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。

9、個人辦公

個人日程：個人日程的安排、備忘，可設置手機短信自動提醒。

工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級、或者全體用戶。

個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可以導入到OA企業郵件系統中。

個人設置：個人基本信息設置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權。

個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。

10、知識管理

知識整理：按類別整理企業相關知識，提交審核。

知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。

知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。

11、會議管理

包括會議室管理會議安排、會議查詢、人員查詢和會議室查詢、會議提案、會議紀要等功能。用戶可通過系統提供的功能，適當安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理，查看會議情況，如出席情況、會議紀要等等。

12、車輛管理

車輛登記：建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況、車輛情況。

用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。

車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。

統計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應的里程、費用報表。

13、用品管理

用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。

領用管理：對需要辦公用品的用戶進行領用登記，自動完成庫存扣減。

查詢統計：可通過部門、時間段、類別等不同途徑進行相應的統計查詢。

14、資產管理

設備檔案：管理企業或部門設備的詳細信息，可以自定義字段。

設備使用：可以對設備進行領用、歸還、轉移、維修、清理等管理操作。

設備折舊：提供多種折舊計算方法。

導出管理：可以將設備檔案導出成WORD或EXCEL文檔。

15、合同管理

合同錄入：錄入及維護企業簽訂的各類商務合同信息，每份合同可以附加多個附件及相關補充合同。

合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。

合同終止：對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。

合同查詢：按多種條件查詢合同信息。

16、報表中心

報表模板：定義報表的類別，如財務報表、行政報表等；以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內容欄、計算方法等項目。

報表填報：填寫相關報表的內容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。

報表查詢：根據權限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表可以轉為EXCEL文件或直接打印。

17、企業文化

電子論壇:可由用戶靈活設置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現內部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論的功能，大大提高內部交流的效率。電子期刊——期刊投稿：用戶可以向期刊的有關欄目投稿，系統可以統計用戶的總投稿數量。

18、常用查詢

OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區號、郵政編碼、度量衡轉換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

19、后臺管理

組織管理：設置企業部門、職務、角色、群組、群組權限。

帳號管理：分配及管理用戶登錄帳號、密碼、角色、所屬群組、登陸IP限制等。

表單定義：設計流程審批需要使用的工作表單格式、內容；支持多頁表單；表單可訪問權限可設；支持嵌入腳本文件。

流程定義：給工作表單設定默認辦理環節，圖形化定義。

每個流程環節的辦理人可以指定具體的人，可以是角色或職務，也可以為空由提交人選擇；

多個辦理人的流程環節可選擇是否會簽；

支持多向流程，流轉方向可以設成按條件自動選擇或由提交人選擇；

每個流程環節都分配對工作表單的操作權限，如修改指定字段、在指定區域簽寫意見、正文的筆跡留痕、修訂、成文權限等。

功能管理：根據實際需要屏蔽不使用的功能模塊，增加用戶自己開發的功能鏈接。